Se você gerencia uma frota, a mesma inspeção pré-viagem é preenchida em cada veículo, todos os dias. O que costuma dar trabalho não é o checklist: é garantir que o motorista esteja preenchendo o registro do seu caminhão, e não o de outro, três vagas adiante no pátio, que alguém preencheu de memória.
Os adesivos com QR code resolvem isso fazendo a única coisa que o motorista não deveria precisar fazer: digitar qual é o veículo. Basta escanear o adesivo no painel e o checklist já sabe.
O que você precisa antes
Comece por um checklist: o modelo integrado Vehicle pre-trip inspection (US) (inspeção pré-viagem de veículos) é uma boa base, ou você pode criar o seu. De qualquer forma, adicione um campo de texto curto para o veículo, algo como ID do veículo. É esse o campo que o adesivo vai preencher; sem ele, o adesivo não tem nada do próprio veículo para levar.
Monte o CSV
Abra o checklist e, no painel lateral, QR stickers (adesivos QR). Cole ou envie as linhas, uma por veículo, com uma coluna para cada campo que você quer preencher antecipadamente, mais uma coluna label com o texto que será impresso no adesivo:
vehicle_id,label
Truck 01,Truck 01
Truck 02,Truck 02
...
Truck 20,Truck 20
Para 20 caminhões são 20 linhas. (O limite por lote é de 500, então uma frota bem maior também fica a uma colagem de distância.) Ao colar, você verá uma prévia: qualquer linha com erro de digitação, ou uma coluna que não corresponda a um campo real do checklist, é sinalizada antes de qualquer coisa ser criada, então você corrige uma vez só, e não no meio da impressão.
Crie e imprima
Com a prévia limpa, crie o lote. Cada linha vira um adesivo QR próprio, que depois pode ser revogado individualmente se um caminhão for vendido ou um código for danificado. Baixe a folha para impressão em PDF, escolha o tamanho de etiqueta que o seu papel de impressão usa e imprima.
Cole um por caminhão: no painel, na porta, onde o motorista o veja antes de começar a inspeção.
O que o motorista vê
Ele escaneia o adesivo e o checklist abre com ID do veículo já preenchido com o valor daquele caminhão. O motorista completa o resto (pneus, luzes, fluidos, odômetro) e envia. Sem digitar o número do veículo, sem dúvida sobre qual registro deveria estar preenchendo.
Cada envio recebe data e hora e fica vinculado ao adesivo de origem, então, se as inspeções de um caminhão começarem a rarear, você sabe exatamente qual veículo ir verificar.
Este passo a passo usa a inspeção pré-viagem integrada como checklist base. Veja o conjunto completo de modelos para outros pontos de partida, de frotas ou não.