Si manejas una flotilla, la misma inspección previa al viaje se llena en cada vehículo, todos los días. Lo tedioso no suele ser la lista: es asegurarte de que el conductor esté llenando el registro de su camión y no el de otro tres lugares más allá en el patio, que alguien llenó de memoria.
Las etiquetas QR resuelven eso haciendo lo único que un conductor no debería tener que hacer: escribir qué vehículo es. Escanea la etiqueta del tablero y la lista ya lo sabe.
Lo que necesitas primero
Parte de una lista: la plantilla integrada Vehicle pre-trip inspection (US) (inspección previa al viaje de vehículos) es una buena base, o puedes crear la tuya. En cualquier caso, agrega un campo de texto corto para el vehículo, algo como ID del vehículo. Ese es el campo que la etiqueta rellenará; sin él, la etiqueta no tiene nada propio del vehículo que transportar.
Arma el CSV
Abre la lista y luego QR stickers (etiquetas QR) en el panel lateral. Pega o sube las filas, una por vehículo, con una columna por cada campo que quieras prellenar, más una columna label con el texto que se imprimirá en la etiqueta:
vehicle_id,label
Truck 01,Truck 01
Truck 02,Truck 02
...
Truck 20,Truck 20
Para 20 camiones son 20 filas. (El límite por lote es de 500, así que una flotilla mucho más grande también está a un pegado de distancia.) Al pegarlo verás una vista previa: cualquier fila con un error de dedo, o una columna que no coincida con un campo real de la lista, se marca antes de crear nada, así que lo corriges una sola vez y no a media impresión.
Crea e imprime
Cuando la vista previa esté limpia, crea el lote. Cada fila se convierte en su propia etiqueta QR, que después se puede revocar de forma independiente si se vende un camión o se daña un código. Descarga la hoja imprimible en PDF, elige el tamaño de etiqueta que use tu papel de impresión e imprime.
Pega una por camión: en el tablero, en la puerta, donde el conductor la vea antes de empezar la inspección.
Lo que ve el conductor
Escanea la etiqueta y la lista se abre con ID del vehículo ya llenado con el valor de ese camión. El conductor completa el resto (llantas, luces, fluidos, odómetro) y la envía. Sin teclear el número del vehículo, sin dudar en qué registro debía estar.
Cada envío lleva fecha y hora y queda ligado a la etiqueta de la que vino, así que si las inspecciones de un camión empiezan a escasear, sabes exactamente a qué vehículo ir a revisar.
Este recorrido usa la inspección previa al viaje integrada como lista base. Consulta el conjunto completo de plantillas para otros puntos de partida, de flotillas o de otro tipo.